À propos du courriel
Règles concernant le courriel institutionnel
1. Le personnel
2. Les étudiants
3. Les candidats à l'admission
4. La boîte aux lettres
5. L'adresse de courriel institutionnelle
6. L'inscription au bottin de l'Université
7. Les règles d'utilisation
8. Les retraités
9. Les diplômés
10. La juridiction
11. La sécurité et la propagation des virus
Pour les besoins de ces règles, est considérée comme membre du personnel de l'Université toute personne ayant un lien d'emploi au sens de la Direction des ressources humaines. Certaines personnes payées par des fonds de recherche, par des honoraires professionnels ou oeuvrant à titre de consultants sont exclues.
Les membres du personnel se voient attribuer un code d'utilisateur (login) et une adresse de courriel institutionnelle. L'employé doit rendre cette adresse fonctionnelle en activant une boîte aux lettres à l'aide de son mot de passe (UNIP).
Le personnel qui utilise les TIC dans le cadre de ses fonctions est requis d'utiliser l'adresse de courriel institutionnelle.
Les étudiants admis et autorisés à s'inscrire, de même que les étudiants postdoctoraux, se voient attribuer un code d'utilisateur (login) et une adresse de courriel institutionnelle. C'est à cette adresse de courriel institutionnelle que les professeurs et autres employés de l'Université adresseront leurs communications dans le cadre des cours qui le requièrent et aux fins de l'administration du dossier de l'étudiant. L'étudiant doit rendre cette adresse fonctionnelle en activant une boîte aux lettres à l'aide de son mot de passe (UNIP).
3. Les candidats à l'admission
Les candidats qui font une demande d'admission peuvent fournir une adresse de courriel personnelle. Cette adresse est utilisée pendant le processus d'admission. L'étudiant admis se voit attribuer une adresse de courriel institutionnelle, et l'adresse personnelle qu'il a préalablement fournie, devient sa boîte aux lettres jusqu'à ce qu'il active celle offerte par l'Université.
Une fois son service de courriel activé à l'aide de son UNIP, une personne peut rediriger son courriel vers un fournisseur externe plutôt que de choisir la boîte aux lettres offerte par l'Université. Les différentes instances de l'Université continueront d'écrire à l'adresse institutionnelle et le courriel sera redirigé vers la boîte aux lettres que cette personne aura choisie. Il sera alors de sa responsabilité de fournir une boîte aux lettres fonctionnelle et de la maintenir active, surtout si elle ne choisit pas celle offerte par l'Université.
Les étudiants conservent leur droit à une boîte aux lettres à l'Université pour une durée d'une session après leur dernière inscription.
Les employés conservent leur droit à une boîte aux lettres à l'Université pour une durée d'un mois après la fin de leur lien d'emploi.
L'employé qui reçoit une quantité importante de courriel de nature personnelle (n'ayant aucun lien avec son travail à l'Université) est invité à ouvrir une boîte aux lettres distincte ailleurs qu'à l'Université, réservant à ses fins légitimes sa boîte aux lettres institutionnelle.
5. L'adresse de courriel institutionnelle
L'adresse de courriel institutionnelle est une adresse normalisée, formée à partir des prénom et nom de la personne. Une fois établie, sa forme peut être modifiée selon certaines règles établies par l'application qui gère ces changements. Cette application est disponible en cliquant sur le bouton Mon profil DGTIC apparaissant en haut de cette page. Cette application requiert le UNIP. Une fois modifiée, l'ancienne adresse n'est plus valide pour cette personne et pourrait être ré-attribuée à une nouvelle personne portant le même nom.
6. L'inscription au bottin de l'Université
Seule l'adresse de courriel institutionnelle apparaît à l'annuaire des personnes à partir du moment où elle a été jumelée à une boîte aux lettres. La publication de l'adresse de courriel à l'annuaire des personnes est obligatoire pour les employés. Les étudiants peuvent demander à ce que leur adresse de courriel n'apparaisse pas au Bottin.
Les utilisateurs du courriel sont requis de se conformer à la Politique de sécurité informatique et d'utilisation des ressources informatiques de l'Université de Montréal (numéro 40.28 du Recueil officiel). L'utilisation du courriel peut être suspendue en tout temps pour cause de manquement aux règles.
Le retraité peut demander à conserver son adresse de courriel institutionnelle et sa boîte aux lettres. Il peut aussi demander à ce que son adresse de courriel continue à être publiée au Bottin. Le retraité sera invité à renouveler sa demande annuellement. Il conserve son adresse de courriel institutionnelle tant et aussi longtemps qu'elle est associée à une boîte aux lettres (offerte par l'Université ou personnelle). Il peut demander à ce que son adresse de courriel n'apparaisse pas à l'annuaire des personnes.
L'étudiant qui quitte l'Université à la suite de l'obtention d'un diplôme, peut demander à conserver son adresse de courriel institutionnelle. Une session après l'obtention de son diplôme, il est invité à rediriger son courriel vers un fournisseur externe puisque sa boîte aux lettres à l'Université est en processus de fermeture. Le diplômé conserve son adresse de courriel institutionnelle tant et aussi longtemps qu'elle est associée à une boîte aux lettres.
Le diplômé qui obtient un poste à l'Université à titre d'employé conserve son adresse institutionnelle et l'Université lui offre une nouvelle boîte aux lettres, si nécessaire.
La gestion des services de courriel et du bottin de l'Université est sous la juridiction de la DGTIC. La DGTIC doit voir au bon fonctionnement et à la sécurité des services de courriel. À cette fin, la DGTIC prescrit les conditions nécessaires au bon fonctionnement du service de courriel et peut fermer les services qui ne s'y conforment pas, ainsi que suspendre ou révoquer les permissions des utilisateurs qui ne se conforment pas aux règles d'utilisation (art. 7). La DGTIC reçoit les demandes de cas particulier (art. 10).
11. La sécurité et la propagation des virus
Les infrastructures de courriel mises en place par la DGTIC utilisent des mécanismes de protection contre la propagation des virus informatiques. Les utilisateurs de courriel doivent cependant être attentifs et collaborer afin d'éviter la propagation de ces virus sur le campus. Tout incident de cette nature pouvant affecter la sécurité informatique doit immédiatement être signalé au Bureau de la sécurité informatique à la DGTIC à l'adresse securite@umontreal.ca
Pour consulter la Foire aux questions (FAQ) concernant les règles de courriel, cliquez sur FAQ
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