Normalisation

Ce qu’il faut savoir avant d’acheter un ordinateur

Notion de base :

Le coût d’achat d’un ordinateur placé dans un parc bien géré représente environ 20 % du coût total de propriété (TCO) durant sa durée de vie utile alors que l’installation, le soutien technique, les mises à niveau, la maintenance, les réparations, la formation et l’opération générale compte pour 80 % de ce coût. Le modèle d'analyse TCO fut développé par le groupe Gartner en 1987.

Critères comparatifs :

Voici une liste de critères pour comparer les postes normalisés par l’Université de Montréal (équipements, systèmes d’exploitation et logiciels) avec les autres ordinateurs. 'Oui' indique la catégorie qui possède généralement un avantage.

Critères	Normalisées	Autres ordinateurs
1- Prix d’achat		Oui
2- Robustesse des composantes	Oui
3- Durée de la garantie	Oui
4- Garantie sur place	Oui
5- Temps d’installation et de configuration	Oui
6- Temps de réparation matérielle et logicielle	Oui
7- Gestion de plusieurs milliers ordinateurs	Oui
8- Plein support technique de la DGTIC	Oui
9- Compatibilité (réseau interne, logithèque, sécurité)	Oui
10- Besoins spécialisés en recherche de pointe		Oui
11- Coût total de propriété pour l’UdeM (unités et DGTIC)	Oui

Normalisation

Il est reconnu que dans toute organisation, l’exploitation efficace et cohérente des technologies de l’information doit s’appuyer sur des normes, à plus forte raison dans une institution de la taille de l’Université de Montréal qui comporte près de 10 000 postes de travail.

Au cours des dernières décennies, les progrès marqués par l’évolution technologique ont conduit à une décentralisation des traitements et de la communication au niveau des postes de travail reliés en réseau. Sur le plan opérationnel, cette situation accentue significativement la complexité de l’infrastructure. La gestion efficace de cette complexité pose des défis majeurs qui ne peuvent être relevés sans l’adoption d’une approche globale et cohérente qui s’appuie sur des conventions, protocoles et normes.

Les outils informatiques (matériel/logiciel) sont essentiels pour assurer la bonne marche de l’institution. Conséquemment, pratiquement tout employé de l’université doit disposer d’un ordinateur et d’un minimum de logiciels pour la réalisation de ses activités courantes. Dans notre contexte, la nécessité de la normalisation du matériel et du logiciel repose sur des constats simples : le libre choix crée la diversité, la diversité accentue les coûts d’acquisition, de soutien technique, d'apprentissage, de formation, et nuit à l’échange fluide de documents et au travail collaboratif.

Au début de l'année 2001, la DGTIC en collaboration avec un Comité conseil, a implanté une politique institutionnelle visant la standardisation des modèles d'ordinateurs ainsi que la normalisation de la trousse logicielle de base, en tenant compte des besoins de l'enseignement et de l'administration. À cet effet, la DGTIC publie régulièrement sur son site Web les caractéristiques techniques des postes de travail normalisés.

Bureautique (administration et gestion)

L'ordinateur normalisé désigne un poste de travail dont les caractéristiques matérielles et logicielles permettent de répondre adéquatement aux besoins courants de bureautique, de communication et de collaboration des employés. L'ordinateur est configuré en atelier chez notre fournisseur INSO avec une image disque logicielle basée sur la dernière version du système d'exploitation Windows, de la suite Office Pro ou successeur, d'un logiciel antivirus et de plusieurs options propres à l'Université de Montréal et à son réseau interne. Deux (2) modèles d'ordinateurs de marque HP sont normés : un modèle de base en format réduit et un modèle un peu plus étoffé en format tour. Les employés qui doivent se déplacer sur le campus ou hors campus durant l'exercice normal de leur fonction peuvent obtenir un ordinateur portable HP si le besoin est clairement justifié. Les ordinateurs de marque Macintosh ne sont pas admissibles dans ce secteur d'activités.

Programme Des portables pour les profs

En vertu de leur convention collective, l'université alloue aux membres de l'unité d'accréditation du SGPUM, un ordinateur portable normalisé de marque HP ou Macintosh, au choix du bénéficiaire. Le cycle de vie du portable est fixé à quatre (4) ans. Le site Des portables pour les profs est accessible par l'entremise du portail institutionnel. La performance des portables offerts dans le cadre de ce programme est suffisante pour l'usage des produits de la logithèque.

Enseignement (labos, salles diverses, carrefours)

De même que pour le secteur de la bureautique, les ordinateurs des laboratoires d'enseignement et salles diverses, sous la juridiction des facultés et départements, sont financés à partir du budget d'investissement courant de l'université. Les configurations matérielles des ordinateurs, bien que calquées sur les modèles normalisés, peuvent s'en écarter légèrement (variantes) afin de respecter les exigences des disciplines qui y sont enseignées. En outre, des ordinateurs de marque Macintosh équipent certains laboratoires d'enseignement là où cette technologie est la plus appropriée.

Enseignement et recherche

La DGTIC recommande vivement aux chercheurs et aux enseignants qui ne sont pas membres du SGPUM d'acquérir des ordinateurs normalisés même s'il n'y a pas d'obligation formelle pour eux de le faire. L'achat d'un ordinateur normalisé chez le fournisseur INSO présente de nombreux avantages et bénéfices :

• il est généralement disponible dans les deux (2) jours ouvrables,

• il garantit le plein support technique de la DGTIC durant tout sa durée de vie utile,

• il permet de réduire les coûts et le temps alloué à l'installation,

• il permet la reprise rapide d'activités en cas de panne ou de dysfonctionnement (reconstruction du poste à partir de l'image),

• il assure d'office la compatibilité avec le réseau interne,<

• il permet de bénéficier directement des produits de la logithèque,

• il garantit le respect de la politique de sécurité,

• il assure l'interopérabilité applicative avec les postes de travail en bureautique et en enseignement.

Il peut s'avérer des cas où l'achat d'un ordinateur normalisé n'est pas judicieux pour le chercheur ou enseignant : 

• les besoins de traitement de l’information dépassent les capacités des ordinateurs normalisés,

• un système d’exploitation autre que Windows ou MacOS X doit être utilisé,

• l’ordinateur doit se conformer à des spécifications strictes exigées par la recherche,

• l’ordinateur est exclusivement utilisé hors du réseau campus,

• le chercheur bénéficie d'un soutien technique offert par du personnel rénuméré par l'unité, cependant dans l'éventualité où l'ordinateur est doté d'un système d'exploitation normalisé, la DGTIC en assurera la connectivité réseau,

• l’utilisation de l’ordinateur nécessite d’être à la fine pointe des nouveaux développements technologiques.

Fournisseur INSO (achat transactionnel)

Depuis le 1er décembre 2002, la Direction des finances émet des cartes qui permettent l’achat en ligne de produits normalisés n’excédant pas 5 000 $. Cependant, cette limite de coût par transaction n’est applicable qu’aux commandes d’ordinateurs et d’imprimantes (voir note) du catalogue de produits informatiques normalisés selon les standards de l’université. Le site transactionnel INSO est accessible à cette adresse : http://www.inso.ca/udem ou à cette adresse : http://www.micro2200.ca (institution).

Note: à compter de janvier 2007, le SIUM prend charge du volet impression en ce qui a trait à la normalisation des équipements, à leur acquisition et à leur soutien technique tandis que la DGTIC demeure responsable de l'infrastructure réseau d'impression.