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Services offerts aux unités

Les services

La DGTIC offre à toute unité administrative de l’Université de Montréal des espaces réseau sur Ocean et WebDépôt pour le partage de fichiers ainsi qu’un espace public sur le serveur de courriel institutionnelExchange pour le partage du dossier.

Ce document décrit les règles d’utilisation associées à ces services et vous indique quand faire usage de l'un ou de l'autre en fonction de vos besoins

La DGTIC assure des copies de sauvegarde des documents déposés sur ses serveurs de manière à pouvoir procéder au recouvrement des données en cas d’incidents majeurs dus à un problème matériel. Par contre elle n’offre pas la restauration de documents effacés pour ces différents services. Il est donc de la responsabilité de chaque unité d’avoir des copies de sécurité de leurs données car en cas de perte, la DGTIC ne peut en garantir la récupération.

Le document sur les Meilleures pratiques pour la gestion des données vous donne des recommandations sur la synchronisation  des fichiers/ de votre boîte aux lettres et les copies de sécurité de vos documents.

L’espace réseau sur le serveur de fichiers Ocean
L’espace web de l’unité sur le serveur WebDépôt
Ocean ou WebDépôt?
L’espace public sur le serveur de courriel Exchange 
La gestion des permissions lors d’arrivée et/ou de départ d’employé(e)
La responsabilité de la DGTIC et de l’unité au sujet des back-up de données
Formation offerte aux responsables des ressources informatiques des unités
Pour rejoindre l’équipe du soutien aux unités et pour placer une demande d’aide Projet de déménagements avec la Direction des Immeubles

L’espace réseau sur le serveur de fichiers Ocean

Le serveur de fichiers Ocean vous permet d’avoir un intranet (espace sécurisé) pour votre unité. Cet espace doit être utilisé strictement pour stocker des données départementales d’usage courant (données utilisées couramment). Il doit être considéré comme l’endroit où l’on classe la « mémoire électronique » à « court terme » de l’unité.

L'unité impose donc des règles de dépôt et de classement afin que tous s'y retrouvent. Il ne devrait résider sur Ocean qu’une copie de chaque version d’un document.

L’espace réseau sur Ocean ne doit donc pas être utilisé pour déposer :

  • Des archives (les documents électroniques suivent les mêmes règles de conservation que les documents papier).
  • Des copies de sécurité (de données de votre poste de travail).
  • Des fichiers ou documents de nature personnelle.

Le quota pour l’espace de l’unité sur Ocean est calculé en fonction du nombre d’utilisateurs qui y ont accès. La gestion des permissions de cet espace est faite via « l’outil de gestion locale des permissions ». La mise en place des permissions et les modifications subséquentes de ces permissions  sur Océan sera effectué par l'équipe du soutien aux unités. 

Le responsable informatique d'une unité peut demander à avoir accès à l’outil de gestion locale des permissions en complétant le formulaire de demande pour les services Client-Unité.

L’espace web de l’unité sur le serveur WebDépôt 

Le serveur de fichiers WebDépôt vous permet de partager des fichiers et des dossiers avec des utilisateurs qui sont à l’intérieur et à l’extérieur de l’Université de Montréal. Ces données peuvent être départementales (espace de l’unité sur WebDépôt) ou individuelles (espace personnel WebDépôt).

Vous pouvez donner des accès à des utilisateurs individuels ou au public en général. Lorsque vous partagez vos fichiers, vous permettez à plusieurs utilisateurs de lire et/ou de modifier ceux-ci sans que vous soyez obligé de créer plusieurs copies du fichier partagé.

La gestion des permissions sur WebDépôt est faite par l’adjoint(e) administratif (ve) ou la personne désignée à cet effet pour l’espace de l’unité (Administrateurs de l’unité).

WebDépôt dispose d’une corbeille réseau à travers laquelle on peut récupérer tout document effacé par mégarde, en autant que la corbeille n’ait pas été vidée. Cette corbeille n’est accessible qu’aux administrateurs d’unité.

Le quota pour l’espace de l’unité sur WebDépôt est calculé en fonction du nombre d’utilisateurs qui y ont accès et du type de fichiers qui y seront déposés.

Ocean ou WebDépôt?

Ocean est l’outil à favoriser dans les cas suivants :

  • quand on travaille avec des documents qui font partie des processus internes de l’unité (Budget – Soumission – Procès verbaux, etc.);
  • quand on travaille sur des bases de données ou des fichiers liés;
  • quand on doit partager de très gros fichiers sur une base quotidienne


WebDépôt est l’outil à favoriser dans les cas suivants :

  • quand on a besoin de partager ou de publier des fichiers à la fois à l’intérieur d’une unité, entre les unités ou avec l’extérieur de l'université;
  • quand on doit transférer des documents entre les unités ou à l’extérieur de l’université;
  • quand on veut accéder à certains fichiers de n’importe où via le web et de façon sécurisée.

L’espace public sur le serveur de courriel Exchange 

L’environnement de courrier électronique Microsoft Exchange mis en place à la DGTIC, permet, en conjonction avec un logiciel client supporté (Outlook ou son pendant web (https://outlook.umontreal.ca) et Entourage) de favoriser le travail collaboratif. Il est ainsi possible de créer des calendriers pour des salles de réunion, un carnet d’adresses commun à l’unité, ainsi que des boîtes aux lettres partagées (qui remplacent les alias de courriel).

Cet espace public n’est pas un espace de stockage permanent pour des documents. Il n’est donc pas conseillé de l’utiliser pour le partage de documents.

Le quota alloué est de 10 Mo pour chaque dossier créé dans cet espace. Il est nécessaire de vider régulièrement les boîtes aux lettres partagées qui y résident pour éviter de dépasser le quota et de ce fait même empêcher la réception de courriels.

La gestion des permissions lors d’arrivée et/ou départ d’un employé dans l’unité

TRÈS IMPORTANT : La personne responsable de l’arrivée et départ des employés dans son unité détient la responsabilité de donner (lors d’arrivée d’un employé) ou d’enlever (lors d’un départ d’un employé) des accès à différentes ressources communes de l’unité, tel que :

  • Le partage de fichiers sur le serveur Ocean (V:\\ocean\unité)
  • Les imprimantes de l’unité
  • Le partage de fichiers sur le serveur Exchange (Boîte aux lettres partagées, calendriers communs…)
  • Le partage de fichiers sur le serveur WebDépôt (dans le cas où l’unité détient un espace sur ce serveur)
  • Les applications administratives reliées aux différents services de l’UdeM (Ressources humaines, Les finances, La gestion académique…)

La responsabilité de la DGTIC et de l’unité concernant les back-up des données

La DGTIC assure des copies de sauvegarde des documents déposés sur ces serveurs de manière à pouvoir procéder au recouvrement des données en cas d’incidents majeurs dus à un problème matériel. Par contre elle n’offre pas la restauration de documents effacés pour ces différents services. Il est donc de la responsabilité de chaque unité d’avoir des copies de sécurité de leurs données car en cas de perte, la DGTIC ne peut en garantir la récupération. Vous pouvez consulter le document sur les Meilleures pratiques pour la gestion des données pour des recommandations sur les copies de sécurité.

  • La synchronisation des fichiers
  • La synchronisation de votre boîte aux lettres
  • Les copies de sécurité de vos documents

   

Formation offerte aux responsables des ressources informatiques des unités

Accédez à l'information et à la documentation.

Pour rejoindre l’équipe du soutien aux unités et pour placer une demande d’aide

Pour obtenir de l’aide, pour faire une demande d’ouverture de dossiers publics (Boîtes aux lettres, calendriers publics…) ou simplement nous signaler l’arrivée ou le départ d’un employé dans votre unité :

Projets de déménagements avec la Direction des Immeubles

La DGTIC travaille en collaboration avec la Direction des immeubles en ce qui a trait aux déménagements d’une unité.  C’est le gestionnaire du projet qui détient la responsabilité de diriger les activités. Le formulaire suivant doit être fourni dûment rempli par les différents intervenants afin de faciliter les démarches relatives aux déménagements de prises téléphoniques et de prises data.

Ce formulaire doit d’abord être rempli :

  • Par le gestionnaire de projet de la DI qui le transmettra à la personne contact de l’unité.
  • La personne contact dans l’unité devra compléter sa partie et la retourner au gestionnaire de projet.
  • Le gestionnaire de projet de la DI validera les informations contenues dans le formulaire et le transmettra à l'équipe du Soutien aux unités.

Formulaire : Installations téléphoniques et raccordements informatiques – DI

 

Dernière mise à jour 2 Avril, 2014

 

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